Email 常用句
英文商務 Email 有固定的結構：稱呼 → 開頭寒暄 → 說明目的 → 內容與請求 → 結尾 → 署名。依照這個結構套用常用句，就能寫出清楚、專業的 Email。本頁整理每個部分最常用的句子，也都可以點擊朗讀，在電話或會議中同樣用得到。
稱呼與開頭
| 英文 | 中文 | 使用時機 |
|---|---|---|
| Dear Ms. Johnson, | 親愛的 Johnson 小姐： | 正式、不熟 |
| Hi Mark, | 嗨 Mark， | 同事、熟悉的客戶 |
| Dear Hiring Manager, | 招聘經理您好： | 不知道收件人名字 |
| I hope this email finds you well. | 希望您一切安好。 | 正式寒暄 |
| Thank you for your quick reply. | 感謝您的迅速回覆。 | 回信 |
說明寫信目的
| 英文 | 中文 |
|---|---|
| I'm writing to ask about your pricing. | 來信是想詢問貴公司的價格。 |
| I'm writing to follow up on our meeting last Tuesday. | 來信是想追蹤上週二會議的後續。 |
| I'm reaching out regarding the delayed shipment. | 來信是關於延遲出貨的事。 |
| Just a quick reminder that the report is due on Friday. | 提醒一下，報告週五截止。 |
提出請求
| 英文 | 中文 |
|---|---|
| Could you please send me the updated contract? | 可以請您寄給我更新後的合約嗎？ |
| I would appreciate it if you could confirm by Thursday. | 若您能在週四前確認，將不勝感激。 |
| Would it be possible to reschedule the call? | 是否可以改期通話？ |
| Please let me know if that works for you. | 請讓我知道這樣是否可行。 |
附件與補充資訊
| 英文 | 中文 |
|---|---|
| Please find attached the proposal. | 附件為提案，請查收。 |
| I've attached the meeting notes for your reference. | 我附上會議紀錄供您參考。 |
| As mentioned in my previous email, the deadline is next week. | 如我上一封信所提，截止日是下週。 |
| I've copied Lisa on this email. | 我把 Lisa 加入副本了。 |
結尾與署名
| 英文 | 中文 |
|---|---|
| Please let me know if you have any questions. | 若有任何問題請告訴我。 |
| I look forward to hearing from you. | 期待您的回覆。 |
| Thanks again for your help. | 再次感謝您的幫忙。 |
| Best regards, | 敬祝順心（最通用的署名問候） |
| Kind regards, | 敬上（英式常用） |
| Sincerely, | 謹啟（正式，求職信常用） |
完整範例：追蹤報價
Subject: Follow-up on Quotation for Office Chairs
Dear Ms. Johnson,
I hope this email finds you well.
I'm writing to follow up on the quotation you sent last week.
We are interested in ordering 50 chairs. Could you please let us
know if a bulk discount is available?
I've attached our company's purchase requirements for your reference.
I look forward to hearing from you.
Best regards,
Kevin Lin
Purchasing Department, Sunrise Trading
主旨（Subject）要具體
主旨要讓收件人一眼看出信件內容，例如 Follow-up on Quotation for Office Chairs，比 Hello 或 Question 更專業，也更容易被搜尋到。
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